Ressourcenbewußte Nutzung von Email

Email, kennt jeder, nutzt jeder, ein Kernfeature des Internets. Das Internet ohne Email ist faktisch undenkbar. Aber welche Emails brauchen wir wirklich? Ein paar Gedanken und Tipps sowohl für Email-Empfänger als auch für Versender großer Mengen von Emails:

Natürlich sind viele Emails überflüssig.  Wer kennt das nicht, dass man noch mit irgendeinem selten genutzten Zweit- oder Drittaccount auf irgendwelchen Newslettern angemeldet ist, die man eigentlich gar nicht mehr liest? Oder wer hat sich nicht schon mal über eine an sich unnötige Emailbenachrichtigung einer Community wie Xing oder Facebook geärgert?

Konkret:

1.) automatische Email-Benachrichtigungen, z.B. bei Xing, Facebook, Twitter und anderen, konsequent deaktivieren! Beispielsweise braucht es bei Twitter nicht jedes Mal eine Email wenn man einen neuen Follower hat, die Follower kann man in diversen Clients viel komfortabler beobachten, wenn man möchte. Ebenso ist eine Benachrichtigung auf Facebook wegen irgendwelchen Kleinigkeiten wirklich überflüssig. Generell gilt auch je häufiger man eine Community eh per Browser besucht, desto unwichtiger sind Email-Benachrichtigungen, da man meist innerhalb von Communities nochmals über die Ereignisse informiert wird.

2.) konsequent von Newslettern die man nicht mehr/kaum noch liest abmelden.

3.) keine große Dateien (größer 2MB) per Email verschicken, da SMTP bezüglich Dateiversand äußerst ineffizient ist und die Dateien im Schnitt durch das SMTP-Protokoll um ca. 30% aufgebläht werden. Besser FTP/sFTP oder diverse (kostenlose) Webspeicherdienste nutzen.

4.) als Communitybetreiber, die Defaulteinstellungen für Mailings möglichst konservativ einstellen, die Benutzer regelmäßig nur über wirklich wichtige Dinge per Email informieren.  Nach Möglichkeit die Benutzer nicht häufiger als einmal am Tag oder noch besser einmal die Woche anmailen. Dies ist nicht nur hinsichtlich Strom, Storage und Traffic besser sondern die meisten Nutzer nervt auch ein häufigeres Mailing ganz einfach. Ein sinnvolles Vorgehen ist z.B. Benutzer täglich oder wöchentlich gesammelt über alle angefallenen Ereignissen per Email zu benachrichtigen.

5.) Newsletter als Communitybetreiber möglichst selten verschicken! Nicht häufiger als einmal im Monat, einmal im Quartal reicht in den meisten Fällen. Lieber seltener aber inhaltlich umfangreichere und hochwertigere Newsletter verschicken.

6.) als Communitybetreiber bzw. Emailprovider, Emails auf Servern möglichst nur sehr konservativ vorhalten, keinesfalls unbegrenzt. Eine Dauer von 3 Monaten ist in den allermeisten Fällen hinreichend, speziell für Spamordner oder Gelöschte Emails, hier sollte per Default allerhöchstens eine Vorhaltezeit von einem Jahr eingestellt sein, besser 6 bis 3 Monate. Länger als 3 Monate macht wohl kaum jemand Urlaub, auch Krankenhaus- oder Kuraufenthalte sind in den meisten Fällen kürzer, selbstverständlich sollte man seinen Benutzern auf Wunsch bis zu einigen Jahren Vorhaltezeit anbieten, aber eben nicht als Defaulteinstellung.

Wenn diese Maßnahmen konsequent von vielen Millionen Emailnutzern und den großen Community-Betreibern und Email-Providern umgesetzt würden ließen sich eine beachtliche Menge an Ressourcen einsparen. => Do it now ;-)

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